Adjoint Administratif Polyvalent au Service de la Population - Samois H/F - 45

Sous l'autorité de la Directrice générale des services, l'assistant(e) apporte une aide permanente en termes d'organisation, de communication, d'accueil, et de suivi de certains dossiers.

Sa discrétion, ses relations de qualité envers l'ensemble des partenaires internes et extérieurs en font un acteur majeur de l'organisation interne de la commune.

MISSIONS PRINCIPALES :

COMMUNICATION :
- Réalisation et rédaction du Samois Infos
- Réalisation du bulletin municipal
- Réalisation de posts Facebook
- Réalisation de l'info lettre (Mailchimp)
- Création et mise à jour d'affiches
- Suivi communication des événements selon un process établi (Affichage, Facebook, Agenda du site...)
- Mise à jour régulière du site internet : mise en ligne des différents documents administratifs, mise à jour de l'agenda, mise à jour des rubriques, mise à jour de la Une et de la page Vie locale, mise en ligne d'articles
- Gestion des impressions de documents quand besoin de réassort (plan, guide des activités des assos, charte de l'urbanisme...)
- Envoi les informations à Tempo tous les trimestres
- Tenir au courant les journalistes, Fontainebleau Tourisme et la CAPF des différents événements et actualités de la commune

ÉVÉNEMENTIEL :
- Piloter l'organisation des événements municipaux en transversalité avec les services et les partenaires
- Participer à l'élaboration et suivre le budget alloué à chaque événement
- Organiser et animer des réunions de travail et gérer le rétro planning des manifestations
- Participer à l'élaboration d'un plan de communication dédié à l'événement
- Relation avec les associations et notamment gestion des dossiers de demandes de subventions

ELECTIONS :
- Organisation de toutes les opérations électorales en lien avec la direction générale

MISSIONS SECONDAIRES :

ADMINISTRATIF :
- Élaborer et mettre en forme tous types de courriers (des services, du maire et des adjoints)
- Organiser l'agenda du maire et les prises de rendez-vous en fonction des priorités
- Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus (procès-verbal du conseil municipal)
- Rédaction d'arrêtés

ACCUEIL/ ÉTAT CIVIL/ SOCIAL :
En l'absence des agents en poste :
- Accueil et standard téléphonique
- Urgences état civil : préparation et rédaction des actes
- Urgences sociales