Agent Service à la Population - Commune de Ferrieres en Gatinais H/F - Communes

ROLE
- Assurer l'accueil du public
- Assurer l'état civil
- Assurer le secrétariat administratif

MISSIONS ET RESPONSABILITES

a) Accueil
- Accueil sur place et téléphonique du public
- Réception des plis marchés publics
- Réception et expédition du courrier
- Enregistrement du courrier arrivé
b) Etat civil
- Réception des déclarations et établissement des actes d'état civil
- Etablissement des dossiers de mariage et des parrainages civils
- Tenue administrative des registres d'état civil
- Délivrance d'autorisations de fermeture des cercueils
- Concessions du cimetière (vente, relève des concessions)
c) Service à la population
- Délivrance de documents administratifs
- Gestion des débits de boissons
- Gestion des affaires militaires et du recensement
- Recherches généalogiques
d) Autres
- Réalisation des plannings
- Tenue de plannings des salles
- Transmission des demandes de prise de rendez-vous pour les permanences des services de la Mairie (CCAS)
- Réalisation de travaux bureautiques
- Tri, classement et archivage des dossiers

En cas d'absence du 2ème agent d'accueil, les missions actuelles seront étendues à la fiche de poste de cette personne.
En dehors des missions présentées, des tâches supplémentaires pourront être effectuées à la demande de l'autorité hiérarchique

COMPETENCES EXIGEES PAR LE POSTE
a) Connaissances théoriques
- Connaissance de l'administration générale des collectivités territoriales
- Connaissance des compétences propres de la Mairie et de son fonctionnement

b) Connaissances techniques
- Maîtrise de l'outil informatique
- Techniques de secrétariat (dactylographie, prises de note)

c) Aptitudes comportementales
- Tenue correcte exigée
- Discrétion, confidentialité
- Autonomie, disponibilité
- Partage et circulation de l'information

d) Savoir faire
- Accueillir le public avec amabilité
- S'exprimer clairement
- Reformuler les demandes dans un vocabulaire compréhensible de tous
- Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
- Gérer les situations de stress
- Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la Mairie